ระบบ EDI

EDI (Electronic Data Interchange)

           คือการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับส่งเอกสารธุรกิจระหว่างหน่วยงานตั้งแต่2 หน่วยงานขึ้นไปที่มีมาตรฐานอันเป็นที่ยอมรับร่วมกัน โดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น สายโทรศัพท์ สัญญาณดาวเทียม เป็นต้น หรืออีกนัยหนึ่ง คือ การใช้สื่อ หรือรูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ รายงาน ฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้

            การรับ/ส่งเอกสารข้อมูลดังกล่าว จะถูกกระทำภายใต้มาตรฐานความปลอดภัยระดับหนึ่ง เพื่อป้องกันมิให้คู่แข่งทางการค้าสามารถดึงข้อมูลของตนเองไปใช้ได้ ซึ่งหากมีการใช้ EDI ในกิจกรรม ต่าง ๆ อย่างครบวงจรแล้ว จะช่วยให้ไม่ต้องอาศัยเอกสารต้นฉบับที่ต้องตรวจสอบ โดยพนังงานหรือป้อนข้อมูลซ้ำอีก ซึ่งสามารถสนับสนุนให้องค์กรธุรกิจเปลี่ยนแปลงเป็นขั้นตอน การทำธุรกิจที่ต้องใช้เอกสารเป็นพื้นฐาน ไปสู่การทำธุรกิจภายใต้สื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษอีกต่อไป

            ในการทำงานตามขั้นตอนของระบบ EDI นี้จำเป็นอย่างยิ่งที่ระบบคอมพิวเตอร์ขององค์กรต่าง ๆ จะต้องมีส่วนการสื่อสารเป็นระบบเปิด คือเป็นระบบซึ่งใช้ฮาร์ดแวร์ (Hardware)และซอฟแวร์ (Software) ที่ไม่ปิดกั้นการติดต่อจากโลกภายนอก โดยการใช้มาตรฐานที่เป็นสากล เช่น UN/EDIFACT , IEEE , ACM , ISO เป็นต้น ซึ่งได้กำหนด และวางกฎเกณฑ์ของการส่งผ่าน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้คอมพิวเตอร์ของทุกฝ่าย ที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อ และรับ/ส่งข้อมูลกันได้โดยไม่จำกัดยี่ห้อของอุปกรณ์

การเชื่อมข้อมูลของผู้ประกอบการในระบบ Supply Chain ผ่าน EDI





ผู้ให้บริการอีดีไอ หรือเรียกว่า EDI VAN (Value Added Network Provider) 
ทำหน้าที่ในเชื่อมผู้ประกอบการแต่ละรายในระบบ Supply Chain

 การแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจในระบบอีดีไอ มีขั้นตอนการทำงานระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งกับเครื่อคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ดังนี้
             1. ผู้ส่งเอกสารอีดีไอ (Sending System)
                - เริ่มต้นผู้ส่งต้องมีโปรแกรม (In House Application)สำหรับบันทึกข้อมูลของเอกสารต่าง ๆ เช่น invoice ใบขนสินค้า เป็นต้น โปรแกรมนี้ผู้ส่งอาจจะพัฒนาเองหรือซื้อที่เขาพัฒนาเสร็จแล้วก็ได้
                - ผู้ส่งบันทึกรายละเอียดของเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์
                - ผู้ส่งตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ของข้อมูลที่บันทึกเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ อีกครั้งก่อนที่จะส่งไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ
                - ผู้ส่งสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนส่งข้อมูลไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ของผู้รับเมื่อได้รับคำสั่ง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งก็จะทำการคัดแยกข้อมูล ที่ต้องการส่ง (Extracted Data) จากฐานข้อมูล (DB file) ให้อยู่ในรูปที่พร้อมจะถูกแปลงเป็นเอกสารอีดีไอ
                - ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงข้อมูลที่ต้องการส่งให้อยู่ในรูปของเอกสารอีดีไอหรือที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น EDIFACT Format
                - จากนั้นก็เป็นหน้าที่ของชุดคำสั่งสำหรับการติดต่อสื่อสารข้อมูล (Communication Protocol เช่น VAN Protocolหรืออื่น ๆ) ที่จะส่งข้อมูลไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอ
            2. ผู้ให้บริการอีดีไอ (VANS: Value added Network System)
          เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอจะดำเนินการดังต่อไปนี้
               - ตรวจสอบสิทธิการใช้บริการอีดีไอของผู้ส่ง เช่น ตรวจสอบรหัสผ่าน เป็นต้น 
               - เมื่อได้รับข้อมูลจากผู้ส่งแล้วทำการแปลงข้อมูลจากมาตรฐาตหนึ่ง ไปเป็นอีกมาตรฐานหนึ่งในกรณีที่ผู้ส่ง และผู้รับใช้มาตรฐานอีดีไอแตกต่าง (Optional)
               - ตรวจสอบข้อมูลว่าตรงตามมาตรฐานหรือไม่ (Optional)
               - นำเอกสารอีดีไอที่ได้รับจากผู้ส่ง ไปเก็บไว้ในMailbox (ตู้ไปรษณีย์) ของผู้รับ
            3. ผู้รับเอกสารอีดีไอ (Receiving System)
         เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะดำเนินการดังต่อไปนี้
               - ผู้รับติดต่อมายังเครื่องของผู้ให้บริการอีดีไอผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ เพื่อรับเอกสารที่อยู่ใน Mailboxของตน
               - อ่านเอกสารอีดีไอ (ในรูป ของ EDIFACT Format)จาก Mailbox ของตน และส่งข้อความตอบรับแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
               - ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงเอกสารอีดีไอให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้รับเอาไปใช้งานภายในองค์กรได้
               - เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะนำข้อมูลที่ผ่านการแปลงเรียบร้อยแล้ว (Deformated data) มาทำการประมวลผล และจัดเก็บลงในฐานข้อมูล (DB file)

              ประโยชน์โดยทั่วไปของระบบ EDI 
           ปัจจุบันได้มีการนำระบบ EDI มาใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากเป็นระบบที่สามารถให้ประโยชน์สูงในการแข่งขันทางธุรกิจ ประโยชน์โดยทั่วไปของ EDI สามารถแบ่งได้เป็น 3 ระดับ คือ

          1. ประโยชน์ทางตรง   ลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับจัดการเอกสาร EDI ทำให้ธุรกิจสามารถลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ซึ่งเกิดขึ้นในระบบการค้าแบบเดิมที่ ทำการติดต่อกันด้วยเอกสารได้ ค่าใช้จ่ายส่วนที่ลดได้ อาทิ
                  - ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการจัดทำเอกสารโดยตรง เช่น ค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสาร และพนักงานในกระบวนการรับเอกสาร การจับคู่เอกสาร การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสาร การคัดลอกเอกสาร การประมวลผล การออกเอกสารต่อเนื่อง การจัดเก็บเอกสาร และการส่งเอกสารไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร
                  - ค่าใช้จ่ายสำหรับความผิดพาดที่เกิดขึ้นในระบบเอกสาร เช่น ค่าใช้จ่ายอันเนื่องมาจากก ารสูญหายของเอกสารระหว่างการเดินทาง และจากความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลจากเอกสารต้นฉบับ
                  - ค่าใช้จ่ายสำหรับเวลาที่ใช้ในกระบวนการส่งข้อมูลด้วยเอกสาร เช่น เวลาที่ต้องรอในแต่ละขั้นของการทำงาน ในขบวนการจัดการเอกสาร และเวลาที่ใช้ในการส่งเอกสารระหว่างองค์กร

          2. ประโยชน์ทางอ้อม   เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ อันเกิดจากความถูกต้องของข้อมูลจากการใช้ EDIรวมทั้งวงจรธุรกิจที่สั้นลง สำหรับทุกขบวนการทางธุรกิจตั้งแต่การซื้อ การขาย จนกระทั่งถึงการรับเงินและจ่ายเงิน จะทำให้เกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ ในส่วนต่าง ๆ เช่น
                  - ลดจำนวนสินค้าคงคลัง
                  - กระชับความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจ และสนับสนุนการใช้ระบบ JUST IN TIME
                  - พัฒนาบริการลูกค้า
                  - พัฒนาการใช้เงินทุนหมุนเวียน
                  - พัฒนาระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร และเพิ่มประโยชน์จากการใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน

          3. ประโยชน์ทางกลยุทธ์   เป็นเครื่องมือสนับสนุนในการบรรลุถึงเป้าหมายองค์กร 
              ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในกระบวนการทางธุรกิจ จากการใช้ EDI สามารถใช้เป็นเครื่องมือ ในการสนับสนุนให้เกิดผลตามเป้าหมายขององค์กร ที่วางไว้ได้ เช่น การสร้างพันธมิตรทางการค้าใหม่ ๆ การเข้าสู่ตลาดใหม่ การออกผลิตภัณฑ์/บริการใหม่ การเป็นผู้นำในตลาด และความอยู่รอดขององค์กร 
             
         นอกจากนี้หากเปรียบกับองค์กรที่เป็นเหมือนตัวเชื่อมเพื่อการส่งออกและนำเข้าอย่างศุลกากรแล้วประโยชน์ที่ได้รับของการนำระบบ EDI มาใช้ในการปฏิบัติพิธีการศุลกากร  มีดังนี้
         - ช่วยลดระยะเวลาในการเดินพิธีการศุลกากร เช่น ไม่ต้องผ่านขั้นตอนการออกเลขที่ใบขนสินค้า หรือเลขที่ยกเว้นอากร เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์จะออกเลขที่ใบขนสินค้า หรือเลขที่ยกเว้นอากรให้
         - ช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณค่าภาษีอากร เพราะโปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้ตรวจสอบการคำนวณแล้ว
         - กรณีใบขนสินค้าขาเข้า เจ้าหน้าที่ไม่ต้องบันทึกข้อมูลใบขนสินค้าทั้งฉบับ จะบันทึกข้อมูลบางไฟส์เท่านั้น เพราะใบขนสินค้าได้ถูกส่งมายังกรมศุลกากรในระบบ EDI แล้ว
         - กรณีใบขนสินค้าขาออก จะลดเจ้าหน้าที่ตรวจสอบลง
         - มีระบบข้อมูลที่ Update ตลอดเวลา
         - ลดต้นทุนในการบริหารระบบคงคลังสินค้า
         - กรมศุลกากรสามารถให้บริการระบบ EDI ได้ตลอด 24ชั่วโมง
         - ระบบ EDI จะมีบริการให้ผู้ส่งออกสอบถามข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ ของกรมศุลกากรได้อัตโนมัติ เพื่อตรวจเช็คสินค้าที่นำเข้า และส่งออกว่าได้รับอนุมัติหรือยัง  

แหล่งที่มาhttp://logisticsrmuttochan.blogspot.com/2011/08/edi.html เขียนโดย Logistics RMUTTO Chan